Surat Penagihan Hutang Perusahaan; Kenali Jenis dan Manfaatnya

Surat penagihan hutang perusahaan tentu memiliki kekuatan hukum dalam melakukan penagihan kepada pihak yang berhutang kepada perusahaan. Fungsi dari surat ini sangat penting karena hal ini terkait dengan pembayaran hutang secara resmi. Keberadaan surat penagihan secara resmi dapat membantu kedua belah pihak untuk mendapatkan hak sekaligus menyelesaikan kewajiban sesuai prosedur. 

Sebenarnya, surat penagihan ini perlu dikirimkan sebelum jatuh tempo. Seringkali, perusahaan baru mendapatkan surat ini saat mereka sudah melewatkan kewajiban dalam melakukan pembayaran sesuai kesepakatan. Padahal, kerugian tidak hanya dirasakan pemberi pinjaman tetapi juga sang peminjam. Pasalnya, keterlambatan pembayaran seringkali dikenai denda atau bunga lebih. 

Mengapa Surat Penagihan Hutang Perusahaan Penting

Surat penagihan hutang perusahaan dapat mengingatkan pihak berhutang supaya melakukan pembayaran dari tagihan yang belum terselesaikan. Dengan adanya surat resmi, maka pihak yang berhutang mendapatkan notifikasi bahwa mereka perlu melakukan pembayaran sesuai jatuh tempo. Tidak hanya itu, komunikasi secara resmi juga dapat menjaga hubungan baik antar dua pihak, baik yang memiliki hutang dan juga piutang. 

Keberadaan surat penagihan hutang juga wajib dijadikan dokumentasi resmi. Tanpa adanya pencatatan, maka perusahaan akan kesulitan mengatur administrasi penagihan. Dengan demikian, perusahaan memiliki catatan secara tertulis terkait komunikasi yang dilakukan kedua belah pihak dalam proses penagihan hutang.

Pengiriman surat penagihan untuk perusahaan juga dapat mencegah keterlambatan pembayaran. Apabila perusahaan mendapatkan surat penagihan hutang dari pihak pemberi pinjaman, maka perusahaan tersebut dapat mengurangi risiko keterlambatan pembayaran. Perusahaan memerlukan surat resmi sebagai peringatan dalam membayar hutang sehingga mereka mengetahui urgensi pembayaran serta mengambil tindakan dalam menyelesaikan hutang secara tepat waktu.

Keterlambatan pembayaran juga merugikan pemberi pinjaman. Pasalnya, uang pinjaman tersebut dapat dipergunakan sebagai dana perputaran bisnis atau sebagai modal. Sehingga, apabila faktur belum terbayarkan tepat waktu, maka proses operasional pemberi pinjaman bisa terhambat. 

Pentingnya hubungan bisnis yang terjalin bagus adalah salah satu alasan mengapa penggunaan surat penagihan hutang sangat penting. Surat penagihan memang bersifat tegas tetapi hal ini dapat membantu kedua belah pihak dalam mempertahankan relasi bisnis. Dengan adanya pemberitahuan resmi yang mengingatkan jatuh tempo atau bahkan menginformasikan keterlambatan pembayaran, maka perusahaan menunjukkan bahwa mereka menanggapi pembayaran yang belum diselesaikan secara serius. 

Surat penagihan kepada perusahaan sah secara hukum selama sudah terjadi kesepakatan antar kedua belah pihak. Bahkan, surat ini memiliki kekuatan hukum apabila ada hal yang tidak diinginkan terjadi. Surat tersebut dapat menjadi bukti hukum apabila tidak terjadi pembayaran hutang sesuai kesepakatan. Surat penagihan hutang perusahaan ini sebagai bukti bahwa pemberi pinjaman telah melakukan tindakan penagihan sebelum melakukan langkah-langkah selanjutnya jika ada masalah di kemudian hari.

Peran penting surat penagihan hutang sangat besar terutama dalam hal manajemen keuangan, baik pemberi pinjaman maupun peminjam. Peminjam dapat terhindar dari bunga tambahan dan juga tetap mempertahankan nama baik. Sedangkan pemberi pinjaman dapat menjalankan operasional perusahaan tanpa hambatan.

Kapan Perlu Memberikan Surat Penagihan Hutang?

Proses pembuatan surat tagihan penagihan dilakukan saat kesepakatan pembayaran transaksi pembelian sudah mendekati jatuh tempo, minimal sebulan atau dua minggu. Tentunya, surat penagihan juga dapat diberikan saat peminjam sudah terlambat mengembalikan pinjaman. Jika salah satu pihak menyalahi kesepakatan, maka surat penagihan hutang dapat menjadi dasar hukum jika berlanjut dengan kasus hukum. 

Surat tagihan penagihan dapat menjadi bukti transaksi sehingga perusahaan pemberi pinjaman dapat hak kembali, yaitu uang yang dipinjam. Keberadaan surat penagihan utang tersebut dapat menjadi sarana untuk menyesuaikan transaksi, baik yang belum atau sudah lunas. Kemudahan administrasi menjadi alasan mengapa surat penagihan harus langsung masuk dalam rekapan akuntan.

Saat perusahaan mendapatkan surat tagihan, maka perusahaan tersebut akan memiliki tanggung jawab untuk segera melunasinya. Tentu berbeda jika penagihan dilakukan lewat telepon atau bahkan chat meskipun chat tersebut dari akun bisnis resmi. Surat penagihan dalam bentuk kertas atau dalam bentuk elektronik atau PDF akan mengukuhkan posisi pemberi pinjaman. 

Respon cepat adalah salah satu faktor yang mendorong peminjam saat menerima surat penagihan. Bahkan saat surat penagihan datang terkadang perusahaan yang meminjam dana masih mengulur waktu untuk melakukan pembayaran. Tetapi, disinilah letak kekuatan hukum surat penagihan dimana peminjam tidak akan dapat membantah jika surat sudah diterima dan kewajiban membayar sudah harus dilakukan sesuai kesepakatan.

Bagian dari Evaluasi 

Perlu diingat bahwa keberadaan surat tagihan dapat membuat perusahaan pemberi pinjaman mengevaluasi bagaimana peminjam dana mereka. Tentunya, perusahaan pemberi pinjaman tidak hanya memberi pinjaman kepada satu perusahaan saja. Dengan demikian, pemberi pinjaman dapat menilai customer yang punya riwayat bagus dalam pembayaran pinjaman.

Melalui riwayat pembayaran, pemberi pinjaman dapat lebih berhati-hati dan selektif dalam memberikan pinjaman. Dengan demikian, perusahaan dapat lebih bijaksana dalam mengeluarkan uang pinjaman demi kelancaran operasional perusahaan.

Format Umum Surat Tagihan

Surat tagihan terdiri dari bermacam-macam subjek, entah itu tagihan pembelian barang, tagihan jasa atau pajak dan banyak lagi. Pembelian barang biasanya adalah kendaraan atau barang elektronik. Namun demikian, format surat penagihan perusahaan memiliki format umum yakni seperti di bawah ini: 

[Tanggal]

[Nama atau Logo Perusahaan]

[Alamat Perusahaan]

[Kota, Kode Pos]

[Telepon Perusahaan]

[Email Perusahaan]

Kemudian

[Nama atau Logo Perusahaan atau Pribadi Penerima]

[Alamat Penerima]

[Kota, Kode Pos]

Perihal: Surat Penagihan Hutang

Kepada Yth. [Nama Penerima],

Dengan hormat,

Kami dari [Nama Perusahaan] ingin menyampaikan bahwa pada tanggal [tanggal transaksi] kami telah melakukan transaksi dengan Anda sebesar [jumlah hutang] untuk pembelian [keterangan pembelian]. Namun, hingga saat ini, kami belum menerima pembayaran atau konfirmasi pembayaran atas tagihan tersebut.

Terkait hal tersebut, kami ingin mengingatkan Anda untuk segera menyelesaikan pembayaran sesuai ketentuan yang telah disepakati. Kami memahami terkadang terjadi keterlambatan dalam proses pembayaran, meski kami berharap Anda dapat menyelesaikan pembayaran secepatnya untuk mencegah terjadinya penundaan lebih lanjut.

Berikut adalah rincian tagihan:

Nomor Tagihan: [Nomor Tagihan]

Tanggal Tagihan: [Tanggal Tagihan]

Jumlah Tagihan: [Jumlah Tagihan]

Jatuh Tempo: [Jatuh Tempo]

Kami juga ingin menekankan bahwa keterlambatan pembayaran dapat mengakibatkan konsekuensi yang tidak diinginkan, termasuk pemberlakuan bunga keterlambatan atau langkah-langkah hukum lebih lanjut.

Mohon untuk segera mengirimkan pembayaran Anda melalui [metode pembayaran yang diinginkan] ke rekening perusahaan kami yang tertera di bawah ini:

[Nama Bank]

[Nomor Rekening]

[Atas Nama]

Kami berharap untuk menerima pembayaran dari Anda dalam waktu dekat. Jika ada pertanyaan lebih lanjut mengenai tagihan ini, jangan ragu untuk menghubungi kami di [nomor telepon] atau [alamat email].

Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.

Hormat kami,

[Tanda tangan]

[Nama]

[Jabatan]

[Nama Perusahaan]

Format tersebut adalah yang paling standar. Tentunya, pemberi pinjaman dapat memberikan detail lebih lengkap terkait dengan spesifikasi barang atau jasa yang membutuhkan pembayaran tagihan. Penggunaan bahasa telah sesuai dengan standar bisnis sehingga tidak akan menimbulkan kesalahpahaman.